Valt een beeldschermbril onder de werkkostenregeling (WKR)?

Om deze vraag te beantwoorden moeten we eerst bekijken of de beeldschermbril (of computerbril) een arbovoorziening is. Een arbovoorziening valt namelijk altijd onder werkkostenregeling.

Een beeldschermbril is een arbovoorziening. Voor arbovoorzieningen geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van je vrije ruimte van de WKR.

Valt een arbovoorziening onder de WKR?

Een arbovoorziening valt altijd onder de WKR. Is een beeldschermbril dan fiscaal aftrekbaar? Ja, deze kan fiscaal aftrekbaar zijn. Maar onder bepaalde voorwaarden. Via de werkkostenregeling kun je namelijk als werkgever onbelaste vergoedingen aan jouw werknemers geven.

Met ingang van 1 januari 2022 is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen gewijzigd, waarmee wordt verduidelijkt dat alleen voorzieningen die direct samenhangen met de verplichtingen van de werkgever zijn vrijgesteld.

Arbovoorzieningen zijn alleen gericht vrijgesteld indien ze aan de volgende voorwaarden voldoen:

• De voorzieningen vloeien rechtstreeks voort uit de Arbeidsomstandighedenwet. Het gaat dan kort gezegd om voorzieningen die zorgen voor de veiligheid en gezondheid van de werknemer.
• De werknemer gebruikt of verbruikt de voorzieningen op de (thuis)werkplek (geheel of gedeeltelijk) of op een plaats waar je uitvoering geeft aan de Arbeidsomstandighedenwet.
• Je brengt geen kosten ten laste van de werknemer. Oftewel de werknemer mag geen eigen bijdrage betalen voor de voorzieningen. Ook het uitruilen van een belast loonbestanddeel tegen een onbelaste voorziening is in dit verband een eigen bijdrage, bijvoorbeeld bij cafetariaregelingen.

Valt een computerbril onder de WKR?

De computerbril valt niet onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Dit betekent dat wanneer een computerbril voldoet aan de voorwaarden zoals vastgesteld in de Arbeidsomstandighedenwet en direct bijdraagt aan de veiligheid en gezondheid van de werknemer tijdens het werk, deze als een onbelaste arbovoorziening kan worden verstrekt. De voorziening moet gebruikt worden op de werkplek of een locatie waar de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is, en de kosten mogen niet ten laste van de werknemer komen.

Als een werknemer echter een luxere versie van de computerbril verkiest die niet noodzakelijk is voor de uitvoering van het werk of geen directe bijdrage levert aan de arbeidsveiligheid of -gezondheid, dan kan voor de meerkosten een eigen bijdrage worden gevraagd. Deze eigen bijdrage kan afgetrokken worden van het nettoloon van de werknemer, of de extra kosten kunnen worden aangewezen als eindheffingsloon en ten laste komen van de vrije ruimte binnen de WKR, mits dit voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium.

Het is essentieel om te benadrukken dat specifieke regelingen rond computerbrillen en de werkkostenregeling per situatie kunnen verschillen. Werkgevers doen er goed aan om altijd actuele informatie en advies in te winnen bij de Belastingdienst of een belastingadviseur, om te zorgen dat de vergoeding of verstrekking van computerbrillen correct wordt afgehandeld binnen de kaders van de WKR en de geldende belastingregels.

Eigen bijdrage

Als jouw werknemer een luxere, even veilige, uitvoering van dezelfde voorziening of upgrade van een arbovoorziening wenst (een duurder montuur bij een beeldschermbril), dan is dat mogelijk, maar geldt de gerichte vrijstelling niet voor de extra kosten die hiermee gepaard gaan. Voor deze extra kosten of een niet-verplichte arbovoorziening, kun je een eigen bijdrage van de werknemer vragen. Deze eigen bijdrage breng je in mindering op het nettoloon. Je kunt in plaats daarvan ervoor kiezen de extra kosten of een niet-verplichte arbovoorziening aan te wijzen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte brengen, met inachtneming van het gebruikelijkheidscriterium. De voorziening blijft dan onbelast voor jouw werknemer. Je kunt voor de extra kosten of de niet verplichte arbovoorziening ook gebruik maken van een cafetariaregeling (zie paragraaf 4.15 van het Handboek Loonheffingen 2021).

Bron: Handboek loonheffing 2024 uitgave april 2024 artikel 22.1.9

Het is altijd raadzaam over de beeldschermbril vergoeding te overleggen met de Belastingdienst dan wel contact op te nemen met je belastingadviseur om in jouw concrete situatie na te gaan of de beeldschermbril onbelast vergoed mag worden en of de beeldschermbril vergoeding voor jouw werknemer aftrekbaar is.